2. ПОСТРОЕНИЕ КОНЦЕПЦИИ

Основными шагами построения концепции модернизации процессов являются:

• Проведение анализа процессов и выявление проблемных областей.
• Выработка основных принципов и методов модернизации.

Проиллюстрируем это на примере системы пропускного режима.
Анализ результатов обследования показал следующее:

• В системе готовится и циркулирует значительное количество бумажных документов.
• При передаче заявок из отделов в бюро пропусков бывают существенные задержки, и посетители не могут пройти на территорию в назначенное им время.
• Имеются задержки и очереди в бюро пропусков.
• Возникают задержки сотрудников и посетителей при проходе через пост контроля.

Таким образом, проблемными факторами, снижающими эффективность функционирования системы пропускного режима, являются использование ручных способов подготовки, передачи и проверки документов и возникающие в связи с этим ошибки и задержки.

Модернизацию предлагается осуществить путем внедрения в деятельность службы безопасности предприятия автоматизированной системы обеспечения пропускного режима. Для подготовки документов целесообразно использовать систему электронного документооборота (СЭД), обеспечивающую автоматизированную подготовку необходимых документов в электронном виде, заверенных электронной цифровой подписью (ЭЦП), и их передачу по локальной сети. Для пропуска посетителей и сотрудников внедрить автоматизированную систему с использованием магнитных карточек и автоматических пропускников.
На основании сведений обо всех посетителях и сотрудниках могут выдаваться отчеты о работе системы пропускного режима, а также справки по отдельным запросам.
Следует отметить, что данный проект не предполагает реинжиниринга, а ограничивается лишь модернизацией. В литературе под реинжинирингом как правило понимается кардинальное изменение существующих процессов. Мы же предполагаем провести усовершенствования, основанные на внедрении средств автоматизации, без кардинальной перестройки самих процессов и без изменения структуры и функций службы безопасности предприятия.

В целях иллюстрации можно, используя схемы существующих процессов (AS-IS), отразить на них предполагаемые изменения. Для этого удобно использовать демонстрационные диаграммы (FEO-диаграммы, - For Exposition Only).
На диаграммах ПР1F и ПР2F отражены предложения: отказаться от использования бумажных бланков и журналов, и автоматизировать процессы подготовки заявок и пропусков.

Создание эффективной системы пропускного режима позволит значительно сократить временные затраты на подготовку документов и обеспечит службу безопасности информацией, необходимой для выполнения ее функций и, как следствие, осуществлять контроль всех групп сотрудников и посетителей. Дополнительно можно будет контролировать время прихода и ухода каждого сотрудника.

На главную   НАЗАД    ДАЛЕЕ