Основными шагами модернизации процессов являются:
Построение схем и описание модернизированных процессов
Контекстная диаграмма
процесса отражена на схеме АПР-0. На диаграммах стрелки потоков данных и автоматизированные операции будем отображать зеленым цветом, а потоки документов, - красным. Неавтоматизированные операции отображаются не закрашенными блоками. Диаграмма показывает, что в качестве дополнительного механизма появляется автоматизированная система, а вместо бумажных бланков будут использоваться электронные формы.
При пропуске посетителей по разовым пропускам (диаграмма АПР0) все основные операции будут автоматизированы, бумажные документы исключены, а заявки из отделов (1) будут передаваться в бюро пропусков в электронном виде. Посетитель будет получать смарт-карту с микросхемой или магнитной полосой, которую он будет использовать при проходе через пост контроля (3). При этом контролер будет только следить за соблюдением правил прохода через пропускник, что отражено пунктиром.
Особенностями оформления заявки (диаграмма АПР1) будет то, что сотрудник, с помощью автоматизированной системы, вводит ее в базу данных. Заявка автоматически передается на рабочее место руководителя, который подписывает ее своей ЭЦП, после чего она поступает в бюро пропусков.
При выдаче пропуска (диаграмма АПР2) по данным удостоверения личности кодируется и выдается посетителю смарт-карта. В результате бумажные документы будут исключены.
При пропуске посетителя через пост (диаграмма АПР3) посетитель, используя смарт-карту, проходит через автоматический пропускник. При этом сведения о времени прохода автоматически заносятся в базу данных системы, а контролер только наблюдает за соблюдением правил прохода.
При выпуске посетителя (диаграмма АПР4) секретарь отдела вводит сведения о времени завершения визита. Посетитель, используя смарт-карту, выходит через автоматический пропускник и сдает ее контролеру. При этом в базу данных вводится время выхода. Контролер сдает использованные смарт-карты в бюро пропусков. Там сотрудник бюро пропусков пропускает карту через устройство считывания и в базу данных вводятся сведения о сдаче карты. Карта размагничивается и готовится для повторного использования. В конце рабочего дня сотрудник бюро пропусков проверяет, все ли посетители покинули территорию, просматривая базу данных.
Анализ временных характеристик
показывает, что суммарное время операций для
пропуска посетителя в традиционной системе
составляет 1,75 часа (диаграмма ПР-0), а в
автоматизированной - 0,59 часа (диаграмма АПР-0).
Потоки данных и документов в
модернизированной системе отражены на
диаграммах АПД-0 - АПД4.
Дальнейшие шаги модернизации в данной статье не рассматриваются, поскольку они выходят за рамки предмета обсуждения.
