В ходе обследования предприятия выполняется:

• Анализ организационной структуры.
• Идентификация функций и процессов.
• Разработка словаря основных терминов проекта.
• Построение схем и описание процессов.
• Описание документов системы.

По сути, в ходе обследования выполняется моделирование предметной области, цель которого, - описать процессы, происходящие в организации заказчика. Предприятие рассматривается с двух точек зрения: внешней (основное внимание при этом уделяется внешним результатам ее деятельности) и внутренней (здесь внимание обращается на конкретные реализуемые функции и их связь в процессе деятельности организации).
Анализ организационной структуры имеет своей целью определение перечня объектов и взаимосвязей между ними.

Обследование показало, что основными объектами системы пропускного режима являются:

• Секретариат
• Отделы
  - отдел (цех)
  - отдел безопасности
  - отдел кадров
  - хозяйственный отдел
• Комендантская служба
  - бюро пропусков
  - пост комендантской службы

Естественно, что предприятие имеет более сложную организационную структуру и гораздо большее количество объектов. Но с точки зрения анализа пропускного режима остальные объекты не представляют особого интереса и могут не рассматриваться или рассматриваются в обобщенном виде, как, например отделы (цеха) различного назначения.

Структурные взаимосвязи (или иерархия подчинения) отображены на организационной диаграмме С-1.

Основными действующими лицами системы пропускного режима являются:

• сотрудники предприятия
  -    директор предприятия
  -    начальники (заместители начальников) отделов (цехов), - в дальнейшем по тексту, - начальники
  -    сотрудники отделов
  -    сотрудники бюро пропусков
  -    контролеры
• уполномоченные государственные служащие (имеющие право прохода по своим служебным удостоверениям)
• посетители

Кроме того, к участникам системы пропускного режима можно отнести и транспорт.

Классификация персонала отображена на организационной диаграмме С-2.


Идентификация функций и процессов
На первом этапе обследования было проведено собеседование с директором, а затем с начальником отдела безопасности. Были получены руководящие документы и инструкции. На основе этой информации было определено, что основными функциями системы пропускного режима являются:
1.    Оформление и выдача пропусков.
2.    Пропуск должностных лиц предприятия и посетителей на территорию.
3.    Пропуск автотранспорта.
4.    Пропуск имущества.
5.    Изъятие постоянных пропусков.
6.    Перерегистрация постоянных пропусков.

Далее функции были уточнены, детализированы и распределены по объектам системы следующим образом.

СЕКРЕТАРИАТ
- отдача указаний на пропуск должностных лиц, посетителей и автотранспорта
- оформление заявок на выдачу разовых пропусков
- оформление заявок на выдачу временных пропусков
- визирование заявок на выдачу временных пропусков
- утверждение списков лиц, имеющих право подписи заявок
- утверждение отчетов о работе системы пропускного режима

ОТДЕЛ БЕЗОПАСНОСТИ
- перерегистрация постоянных пропусков
- визирование заявок на выдачу временных пропусков
- визирование заявок на выдачу постоянных пропусков
- визирование заявок на въезд автотранспорта
- визирование заявок на выдачу постоянных пропусков на въезд автотранспорта
- подготовка списков лиц, имеющих право подписи заявок
- подготовка отчетов и справок о работе системы пропускного режима

ОТДЕЛ КАДРОВ
- оформление заявок на выдачу постоянных пропусков

ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ
- оформление и выдача материальных пропусков
- регистрация и оформление заявок на материальный пропуск
- визирование заявок на въезд автотранспорта
- подготовка заявок на выдачу постоянных пропусков на въезд автотранспорта

ОТДЕЛ (ЦЕХ)
- подготовка заявок на выдачу разовых пропусков
- подготовка заявок на выдачу временных пропусков
- подготовка заявок на выдачу материальных пропусков
- подготовка заявок на въезд автотранспорта
- подготовка заявок на бланки пропусков

БЮРО ПРОПУСКОВ
- выдача разовых пропусков
- выдача временных пропусков
- выдача постоянных пропусков
- выдача разовых пропусков на въезд автотранспорта
- выдача постоянных пропусков на въезд автотранспорта
- перерегистрация постоянных пропусков

ПОСТ КОМЕНДАНТСКОЙ СЛУЖБЫ
- пропуск должностных лиц и посетителей
- контроль вноса и выноса имущества
- пропуск автотранспорта
- изъятие удостоверений

В результате был создан список основных процессов системы пропускного режима.

• Оформление и выдача пропусков
  - разовых
  - временных
  - постоянных
  - разовых на въезд автотранспорта
  - постоянных на въезд автотранспорта
  - материальных
• Пропуск на территорию
  • посетителей
    - по разовым пропускам
    - по временным пропускам
    - по постоянным пропускам
    - по спискам
  • автотранспорта
    - по разовым пропускам
    - по постоянным пропускам
  • имущества
    - по материальным пропускам
• Перерегистрация постоянных пропусков
• Обеспечение отделов бланками заявок и пропусков
• Формирование списков лиц, имеющих право подписи заявок
• Подготовка справок и отчетность

Разработка словаря основных терминов проекта
Необходимость создания и ведения словаря терминов (глоссария) обусловлена тем, что не все понятия воспринимаются заказчиком и разработчиком однозначно: требуется их сформулировать и наложить ограничения. Словарь терминов должен вестись и уточняться в течение всей разработки проекта. Используемые в проекте термины должны соответствовать терминам словаря. При определении термина по возможности указывается его источник. Словарь может состоять из нескольких разделов. Например: объекты, данные, документы, операции.

В качестве примера приведена часть словаря, разработанного при описании системы пропускного режима. 

Построение схем и описание процессов
Общие положения
Рабочий процесс (бизнес-процесс) - это совокупность операций (шагов), выполняемых в целях обеспечения определенной функциональной задачи. Процесс не зависит от оргштатной структуры и может проходить через ряд подразделений. Рабочий процесс осуществляет преобразование входных объектов и данных в выходные. Процесс обязательно должен иметь вход и выход, т.е. получать какую-либо информацию или ресурсы от внешнего объекта или другого процесса, преобразовывать ее и передавать другому объекту или процессу.
Описание процессов отражает - как выполняется указанная функция. Оно может быть иерархическим и создаваться для каждого уровня, начиная с верхних, - на начальных шагах проектирования и, по мере проработки проекта, опускаясь до самых мелких объектов, например, - сотрудник, оператор. Уровень детализации определяет глубину проработки проекта.
В ходе подготовки к обследованию желательно подготовить единый шаблон описания процесса и требования к его оформлению. Описание может содержать:

1. схему процесса
2. общее описание процесса
3. описание входных объектов и данных
4. поэтапное описание процесса
5. описание выходных объектов и данных
6. список нормативных документов
7. описание базы данных (при наличии)
8. предложения по совершенствованию процесса

Схема процесса разрабатывается по результатам собеседования с руководством и сотрудниками предприятия. Она строится с использованием принятой нотации. Схемы процессов представляют собой графическое отображение взаимосвязи операций (функциональных блоков, Activity) и (или) объектов системы при реализации процесса.
Общее описание процесса отражает цели и задачи процесса, сферу его распространения, внутренние и внешние объекты, исполнителей, документы и действия, являющиеся инициатором процесса, результаты его выполнения, взаимосвязи с другими процессами и объектами, итоговые временные характеристики процесса и трудовые затраты.
Описание входных объектов и данных содержит сведения о материалах, изделиях, данных и документах, которые подлежат преобразованию.
Поэтапное описание процесса содержит описание каждого функционального блока (шага, этапа) процесса. Оно должно включать: содержание работы, описание действий лиц (объектов), его выполняющих, оценочные временные характеристики и характеристики трудозатрат, ссылки на документы, которые являются правовой или методической основой для выполнения работы. Описание этапов должно носить четкий характер, не допускающий различных толкований, и содержать указания на ручные и автоматизированные операции.
Описание выходных объектов и данных должно содержать сведения о материалах, изделиях, данных и документах, являющихся результатом выполнения процесса. В качестве объекта назначения обязательно указывается другой процесс или внешний объект.
Список нормативных документов содержит ссылки на законы, приказы, инструкции, а также другие документы, которые являются основой для выполнения исследуемого процесса.
Описание базы данных производится на уровне таблиц. Названия таблиц не обязательно должны соответствовать именам таблиц в базе данных, но из них должен быть ясен смысл содержащихся в них данных. Рекомендуется при обследовании получить документ по структуре базы данных и включить его в список нормативных документов.
Предложения по совершенствованию процесса могут носить достаточно общий характер. При необходимости, приводится предлагаемая схема процесса.

По завершении работы над описанием должно быть проведено согласование процесса с другими процессами по входу и выходу.

По итогам работы готовится общее описание системы. В нем приводятся: общая схема, указываются респонденты и лица, проводившие обследование, приводятся основные положения, основные термины, дается обобщенное описание процессов и предложения по их совершенствованию, а также предлагаемая общая схема модернизированной системы. В общем описании отражаются принципиальные моменты процессов, дается анализ их достоинств и недостатков с точки зрения заказчика и разработчика. Приводятся количественные и качественные характеристики системы.
На общей схеме системы рекомендуется отражать процессы или внешние объекты и потоки данных между ними. Общая схема может быть выполнена в различных видах, например, как схема взаимодействия процессов или схема взаимодействия объектов.

В качестве примера рассмотрим один из процессов системы пропускного режима: процесс пропуска посетителей на территорию предприятия по разовым пропускам.

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА ПРОПУСКА ПОСЕТИТЕЛЕЙ ПО РАЗОВЫМ ПРОПУСКАМ

Контекстная диаграмма процесса отражена на схеме ПР-0.

Особенность описания данной системы заключается в том, что ее входом является "посетитель", как объект, который подлежит обслуживанию. Обслуживание будет заключаться в том, что в ходе выполнения процесса состояние посетителя будет изменяться. Он будет "преобразован" в посетителя с пропуском, далее, в посетителя в здании и в конце, - посетителя на выходе. При выявлении нарушений он перейдет в состояние посетителя с нарушениями. Управляющим воздействием является "инструкция по пропускному режиму". Механизмами, обеспечивающими выполнение процесса, являются сотрудники предприятия, а ресурсами, - бланки документов.

При пропуске посетителей по разовым пропускам последовательно выполняются следующие процессы: оформление заявки, выдача пропуска посетителю, пропуск посетителя через пост, выпуск (выход) посетителя, что отражено на диаграмме ПР0.

Для оформления заявки (1) посетитель сообщает сотруднику предприятия сведения о себе. Оформленная заявка является основанием для оформления и выдачи пропуска (2). Посетитель получает пропуск, который предъявляет при проходе через пост контроля (3). У пропуска отрывается контрольный талон, а посетитель проходит в здание. При наличии нарушений в документах посетитель на территорию не пропускается. По завершении визита посетитель выпускается (4).

При оформлении заявки (диаграмма ПР1) сотрудник отдела докладывает директору, начальнику отдела (цеха) или их заместителям (в дальнейшем по тексту - руководителю) о необходимости приема посетителя. На основании этого руководитель принимает решение о подготовке заявки на пропуск. Возможен и вариант, когда заявка оформляется по инициативе руководителя и доклада сотрудника не требуется. На основании указания руководителя секретарь заполняет бланк заявки. Руководитель подписывает заявку, и секретарь передает ее в бюро пропусков.

Выдача пропуска (диаграмма ПР2) производится в бюро пропусков.

Посетитель предъявляет документ, удостоверяющий личность. Сотрудник бюро пропусков находит соответствующую заявку и проверяет документы. На основании этого он заполняет бланк пропуска и контрольный талон к нему, которые выдает посетителю. Сведения об этом он записывает в журнал выдачи разовых пропусков. Посетитель с пропуском и контрольным талоном направляется на пост контроля.

Пропуск посетителя через пост отображен на диаграмме ПР3.

Посетитель предъявляет контролеру пропуск с контрольным талоном и удостоверение личности. Контролер проверяет документы, отрывает контрольный талон и пропускает посетителя на территорию. Контрольный талон помещается в папку. При наличии нарушений посетитель не пропускается.

Выпуск посетителя отображен на диаграмме ПР4.

По завершении визита посетитель делает у секретаря отметку на пропуске о времени выхода, проставляет штамп и направляется на пост контроля. Там контролер проверяет документы и выпускает посетителя с территории. При обнаружении нарушений посетитель задерживается. Разовый пропуск с отметкой о выходе помещается в папку. Периодически на пост контроля приходит сотрудник бюро пропусков и забирает сданные пропуска и контрольные талоны к ним. В бюро пропусков он подклеивает сданные пропуска и контрольные талоны к соответствующим корешкам.
В конце рабочего дня контролер проверяет, все ли посетители покинули территорию, просматривая, не остались ли в папке контрольные талоны. При обнаружении не вышедших посетителей он докладывает об этом начальнику отдела безопасности, который принимает меры по поиску и задержанию нарушителя.

Такова общая схема пропуска посетителей.

Для описания потоков документов в системе можно использовать диаграммы потоков данных (DFD). Потоки данных и документов в существующей системе отражены на диаграммах ПД-0 - ПД4.

Как результат может быть составлена обобщенная диаграмма потоков данных (Об0), отражающая информационные взаимосвязи между объектами. Такая диаграмма может быть использована в ходе построения концепции модернизации и докладах руководству.

Описание документов системы
В ходе обследования должны быть собраны законодательные акты, приказы, инструкции, которые являются основой для выполнения исследуемого процесса, а также формы, журналы, которые используются в работе, создаются или являются выходной информацией. Допускается не прилагать документы целиком, если их содержание не оказывает существенного влияния на описание процессов. В этом случае достаточно приложить формы используемых документов.
Документы (и информацию) желательно разделить на входные, выходные и внутренние, а также создать иерархический список, т.е. ввести обобщенные понятия по категориям.

    На главную         НАЗАД             ДАЛЕЕ